Tenemos “sobre la mesa” una novedad legislativa de gran trascendencia que se encuentra en tramitación: el borrador del Real Decreto sobre el registro de jornada laboral. Aunque actualmente se trata de un borrador pendiente de informes y consultas, el Gobierno está tramitando esta norma por el procedimiento de urgencia, lo que indica una clara voluntad de aprobarla a corto plazo. Esta norma desarrollará la obligación ya existente en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, pero lo hará con un nivel de detalle y exigencia muy superior al actual. El objetivo es reforzar el control horario y garantizar el cumplimiento de los límites de jornada y descansos.
Las implicaciones para todas las empresas son significativas, ya que la mayoría de los sistemas de registro actuales no cumplen con los nuevos requisitos. El proyecto de la norma establece que el registro de jornada deberá ser objetivo, fiable y accesible. A continuación, resumimos las obligaciones más relevantes que introduce el borrador:
- Digitalización Obligatoria
- Todas las empresas deberán garantizar el registro diario de la jornada de cada trabajador por medios digitales.
- El sistema debe garantizar la trazabilidad y la fiabilidad, impidiendo modificaciones no autorizadas.
- Contenido Mínimo Exigido
El registro deberá incluir, como mínimo, la siguiente información detallada:
- La hora y el minuto exactos de inicio y finalización de la jornada.
- La hora y el minuto exactos de inicio y finalización de cada pausa que no se considere tiempo de trabajo efectivo.
- La indicación de la jornada (o parte de ella) que se realiza en modalidad presencial o a distancia.
- La naturaleza de las horas (ordinarias y/o extraordinarias o complementarias con su modo de compensación).
- La totalización diaria y mensual de la jornada.
- Gestión de Modificaciones
- Cualquier modificación de un registro requerirá la autorización de la empresa y de la persona trabajadora. Debe quedar constancia clara e indeleble de la autoría de la modificación y de las posibles discrepancias.
- Nuevas Obligaciones de Acceso
Este es uno de los puntos más críticos. El sistema debe permitir:
- Acceso inmediato de la persona trabajadora a sus registros.
- Entrega de un resumen del registro junto con la nómina.
- Acceso inmediato de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) en cualquier momento, de forma inmediata y, crucialmente, de manera remota.
- Protocolo Interno Obligatorio
- La empresa deberá elaborar, un Protocolo de organización del registro de jornada. Este protocolo debe incluir un sistema de evaluación periódica del funcionamiento del registro.
El borrador prevé su entrada en vigor a los veinte días de su publicación en el BOE. Este plazo es extremadamente corto y no deja margen para la improvisación. El impacto principal será:
- Inversión Tecnológica: La mayoría de los sistemas actuales no cumplirán los requisitos de fiabilidad, trazabilidad, contenido mínimo y acceso remoto de la ITSS. Será necesario adaptar o sustituir los sistemas.
- Aumento de la Carga Administrativa: La gestión del tiempo se volverá más compleja, exigiendo un comportamiento diligente tanto a la empresa como a los trabajadores en el fichaje de todas las pausas e incidencias.
- Mayor Riesgo de Inspección: El acceso remoto y en tiempo real de la Inspección de Trabajo facilitará las comprobaciones y aumentará el nivel de exigencia en el cumplimiento diario.
Pese a ser un borrador, la tramitación urgente y el contenido del texto nos obliga a sugerir a las Empresas iniciar las siguientes acciones:
- Auditoría del Sistema Actual: Analizar si su sistema de registro actual puede cumplir con todos los requisitos (excepto el de acceso de la ITSS, que seguro no lo tienen).
- Contacto con Proveedores: Consultar con sus proveedores de software de control horario si sus sistemas estarán adaptados a esta norma cuando sea oficial.
- Borrador del Protocolo: Pensar los procedimientos de fichaje y modificación que mejor se adapten a su singularidad, para la redacción del protocolo interno.
- Formación: Prever la necesidad de formar a la plantilla en el uso correcto del nuevo sistema y sus obligaciones (se prevé Régimen Sancionador si incumplieran).
Recordamos que esta circular se basa en un borrador de Real Decreto. El texto final podría sufrir modificaciones durante su tramitación o incluso que no salga adelante.
Desde BANDE ASESORES estamos vigilando de cerca este proyecto y le mantendremos informado. Quedamos a vuestra entera disposición para analizar el impacto específico en su empresa, auditar su sistema actual y asesorarle en la redacción del protocolo.