¿Cómo tributan las dietas y gastos de viaje en nuestras nóminas?

Tras los recientes requerimientos por parte de la Administración tributaria con respecto a los perceptores de dietas exentas en nóminas, vamos a  ver el “funcionamiento” de las mismas, saber cuándo están exentas de IRPF y la importancia de la justificación de dichos gastos.

Las asignaciones para gastos de locomoción, manutención y estancia son rendimientos íntegros del trabajo, pero excepcionalmente exonera de gravamen estas asignaciones con ciertos requisitos que  detallamos a continuación:

ASIGNACIONES PARA GASTOS DE MANUTENCIÓN Y ESTANCIA
· Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por las empresas a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes y hoteles devengados por gastos en municipio distinto del lugar de trabajo y residencia del perceptor cuando se trate de desplazamiento y   permanencia por tiempo continuado  superior a 9 meses.

· Las cantidades que excedan de dichos importes están sujetas y no exentas.

CUANTIAS EXENTAS
Manutención

 

Desplazamiento dentro del territorio nacional Desplazamiento al extranjero
 

Pernoctando en municipio distinto

53,34 euros/día 91,35 euros/día
Sin pernoctar en municipio distinto 26,67 euros/día

(36,06 € personal de vuelo)

48,08 euros/día

(66,11 € personal de vuelo)

Estancia Los importes que se justifiquen sin limitación.
NOTA: Los conductores de vehículos de transporte de mercancías por carretera tienen exento, en concepto de estancia, 15 €/ día (España) – 25 €/ día (Extranjero), sin necesidad de justificación de gastos.
 ASIGNACIONES PARA GASTOS DE LOCOMOCIÓN
Se exceptúan de gravamen las asignaciones que tengan por finalidad compensar los gastos realizados por el trabajador por desplazamiento fuera de fábrica o centro de trabajo para efectuar su trabajo en lugar distinto con los siguientes límites:
CUANTIAS EXENTAS
Utiliza transporte público

(taxi, autobús, avión, tren…)

Importe del gasto que se justifique con factura o documento equivalente.
Utilización de otros medios de transporte

(vehículo propio…)

Hasta 0,19 euros/Km, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento

Gastos de peaje y aparcamiento justificados.

–  Se trata de cantidades asignadas por la empresa al trabajador. (En nómina)

–  Las cantidades que entregue la empresa al trabajador para compensar gastos de locomoción desde su domicilio hasta el lugar de trabajo habitual no están exentas.

–  Los excesos sobre los límites anteriores no están exentos y son rendimientos de trabajo.

Debemos precisar que las cantidades satisfechas por gastos de manutención en desplazamientos con pernocta o no dentro del territorio español o al extranjero, a municipios distintos del lugar de trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia, no necesitan acreditación en cuanto a su importe, pero sí necesita justificación  la realidad del desplazamiento tanto su razón como su motivo, y de ahí es el motivo de los recientes requerimientos de la Administración, la justificación que debe estar perfectamente justificado el desplazamiento y el hecho de que éste se produzca por motivos de trabajo.

Una vez explicado el “funcionamiento” de las dietas y cuándo están exentas, es importante que la empresa no sólo conserve las hojas de gasto que detallan los desplazamientos (el importe), si no que a estos documentos han de incorporarse los justificantes que acrediten que estos desplazamientos se han realizado realmente, lo han sido durante las horas de trabajo y motivados por el mismo.

Ahora bien, ¿quién está obligado a justificar las dietas: la empresa o el trabajador?

El Tribunal Superior de Justicia de Galicia (Sentencia 1661/2016 de 29 de Marzo 2016) considera que el empleado no debe prever si la documentación que le ha entregado la empresa como justificante de la retribución percibida por dietas y desplazamientos es o no suficiente a efectos de acreditar ante la Administración la exención de tributación.

Por lo tanto, será la empresa pagadora quien deberá acreditar el día y el lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo. El trabajador no tiene obligación de conservar los recibos o facturas de sus comidas y desplazamientos.

Departamento de Laboral

 

 

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