Tras los recientes requerimientos por parte de la Administración tributaria con respecto a los perceptores de dietas exentas en nóminas, vamos a ver el “funcionamiento” de las mismas, saber cuándo están exentas de IRPF y la importancia de la justificación de dichos gastos.
Las asignaciones para gastos de locomoción, manutención y estancia son rendimientos íntegros del trabajo, pero excepcionalmente exonera de gravamen estas asignaciones con ciertos requisitos que detallamos a continuación:
| ASIGNACIONES PARA GASTOS DE MANUTENCIÓN Y ESTANCIA | ||
| · Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por las empresas a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes y hoteles devengados por gastos en municipio distinto del lugar de trabajo y residencia del perceptor cuando se trate de desplazamiento y permanencia por tiempo continuado superior a 9 meses.
· Las cantidades que excedan de dichos importes están sujetas y no exentas. |
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| CUANTIAS EXENTAS | ||
| Manutención
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Desplazamiento dentro del territorio nacional | Desplazamiento al extranjero |
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Pernoctando en municipio distinto |
53,34 euros/día | 91,35 euros/día |
| Sin pernoctar en municipio distinto | 26,67 euros/día
(36,06 € personal de vuelo) |
48,08 euros/día
(66,11 € personal de vuelo) |
| Estancia | Los importes que se justifiquen sin limitación. | |
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| ASIGNACIONES PARA GASTOS DE LOCOMOCIÓN | |
| Se exceptúan de gravamen las asignaciones que tengan por finalidad compensar los gastos realizados por el trabajador por desplazamiento fuera de fábrica o centro de trabajo para efectuar su trabajo en lugar distinto con los siguientes límites: | |
| CUANTIAS EXENTAS | |
| Utiliza transporte público
(taxi, autobús, avión, tren…) |
Importe del gasto que se justifique con factura o documento equivalente. |
| Utilización de otros medios de transporte
(vehículo propio…) |
Hasta 0,19 euros/Km, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento
Gastos de peaje y aparcamiento justificados. |
| – Se trata de cantidades asignadas por la empresa al trabajador. (En nómina)
– Las cantidades que entregue la empresa al trabajador para compensar gastos de locomoción desde su domicilio hasta el lugar de trabajo habitual no están exentas. – Los excesos sobre los límites anteriores no están exentos y son rendimientos de trabajo. |
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Debemos precisar que las cantidades satisfechas por gastos de manutención en desplazamientos con pernocta o no dentro del territorio español o al extranjero, a municipios distintos del lugar de trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia, no necesitan acreditación en cuanto a su importe, pero sí necesita justificación la realidad del desplazamiento tanto su razón como su motivo, y de ahí es el motivo de los recientes requerimientos de la Administración, la justificación que debe estar perfectamente justificado el desplazamiento y el hecho de que éste se produzca por motivos de trabajo.
Una vez explicado el “funcionamiento” de las dietas y cuándo están exentas, es importante que la empresa no sólo conserve las hojas de gasto que detallan los desplazamientos (el importe), si no que a estos documentos han de incorporarse los justificantes que acrediten que estos desplazamientos se han realizado realmente, lo han sido durante las horas de trabajo y motivados por el mismo.
Ahora bien, ¿quién está obligado a justificar las dietas: la empresa o el trabajador?
El Tribunal Superior de Justicia de Galicia (Sentencia 1661/2016 de 29 de Marzo 2016) considera que el empleado no debe prever si la documentación que le ha entregado la empresa como justificante de la retribución percibida por dietas y desplazamientos es o no suficiente a efectos de acreditar ante la Administración la exención de tributación.
Por lo tanto, será la empresa pagadora quien deberá acreditar el día y el lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo. El trabajador no tiene obligación de conservar los recibos o facturas de sus comidas y desplazamientos.
Departamento de Laboral